Går du og overvejer en opgradering til en nyere version af Dynamics NAV? Frygter du at processen er for tidskrævende og omkostningstung?
Der findes mange måder at skifte til den nyeste version af Dynamics NAV på, hvor processen kan gøres efficient.
Der er en række vigtige elementer, der særligt koster ved en eventuel opgradering. Men ved hvert element, er det muligt at sænke omkostningerne.
Ved at forberede din virksomhed med jeres NAV partner inden opgraderingen, kan du spare mange timer og penge!
Vi har stor erfaring med opgradering og konvertering af Dynamics NAV her i huset, og erfaring viser at mange omkostninger kan minimeres ved at tage en række forholdsregler.
5 vigtige elementer til en god opgradering Dynamics NAV inkluderer:
- Tilretninger
- Speciallavede rapporter
- Dataporte
- Version spring
- Database størrelse
Tilretninger
De fleste virksomheder har tilretninger i deres NAV, specielt for deres processer. Men når der skal opgraderes er der væsentlig forskel på tilrettede rapporter eller ekstra felter, og komplekse, virksomhedsspecifikke systemer. Jo større tilpasningerne er, jo større er omkostningerne, da det hele skal konverteres og omprogrammeres op igennem alle versionerne.
Inden man påbegynder en opgradering, er det en god ide at se på, hvad nyeste version af NAV tilbyder standard. Dette gælder især, hvis man har en ældre version. Vores konsulenter har stor viden omkring NAV funktionalitet, og kan hjælpe med beslutninger omkring hvorvidt man skal medtage en tilretning til nyeste version, eller løse problemet billigere ved at anvende standard funktionalitet. Ofte kan man ved at ændre sine processer minimalt, opnå de samme resultateter. Samtidig får man kigget på sin forretningsgang, og får optimeret gamle processer.
Hvis tilretningen ikke kan løses med standard funktionaliteten i nyeste NAV, er det en mulighed at kigge på eksisterende add-ons til NAV. Her kan vores konsulenter også være behjælpelige, da de er bekendt med meget tredjeparts software til NAV. Tredjeparts software skal også programmeres, men oftest så findes objekterne uden for standard NAV koden, og kan nemt importeres. De få objekter der skal kodes om, er typisk tilpasset nyeste version, og kræver minimalt arbejde, hvilket holder tid og omkostninger nede.
Speciallavede rapporter
Typisk har virksomheden en række udskrifter, der er specialdesignede til relevante formål. Det kan være standard rapporter der er tilpassede, eller helt nye rapporter. Antallet af rapporter i databasen kan have stor effekt på omkostningerne ved en opgradering, hvis man opgraderer fra en NAV før 2013. Siden NAV 2013 bliver rapporter designet i RDLC kode i Visual Studio. Det betyder at alle rapporter skal konverteres i NAV, og derefter skal layoutet laves i Visual Studio, hvilket er tidskrævende og omkostningstungt.
En måde at begrænse omkostningerne på er, ved at rydde op i virksomhedens database og kigge på, hvilke rapporter man egentlig bruger. Over tiden har virksomheden mange forskellige ansatte, der hælder til forskellige rapporter. Højst sandsynligt vil mange special behov forsvinde over tid, og man kan spare tid og penge ved ikke at opgradere rapporter der ikke bliver benyttet længere.
Dataporte
Dataporte blev anvendt til at importere og eksportere data i versioner før NAV 2009 r2. Siden NAV 2013 er Dataporte blevet udskiftet med XMLPorte, og eksisterer således ikke længere. Derfor skal tidligere Dataporte konverteres til XMLPorte. Typisk anvendes Dataporte ikke fast, men til mere midlertidige tilfælde, som importering af data til et nyt felt eller setup af nye applications. Derfor kan det være en god ide at få ryddet op i de dataporte man har, og se på om man stadig anvender dem. Her kan ny funktionalitet i NAV igen spare tid og ressourcer. I dag kan man eksportere journaler til Excel, rette dem her og importere tilbage. Ofte kan dette spare en Dataport/XMLPort væk.
Version spring
Alderen på databasen har stor effekt på omkostningerne ved en opgradering. Jo ældre databasen er, jo mere koster det. Dette skyldes at opgraderingsprocessen foregår i trin, og databasen skal konverteres for hvert trin. Derudover skal ældre databaser konverteres til SQL formatet fra NAV 2013 og op. Dette giver udfordringer i form af tegn og symboler, ældre Native databaser kan læse som ikke er kompatible med SQL.
Der findes en række spring, når man opgraderer fra ældre versioner:
- Version 3,7 til version 4,3
- Version 5,0 til version 2009 r2
- Version 2013 til Version 2015
- Version 2016
For at opgradere fra version 5,0 til NAV 2016, skal der derfor konverteres til NAV 2009 r2, derefter til NAV 2013, så til NAV 2015 og sidst til NAV 2016. Hver konvertering har forskellig kompleksitet og tilføjer udfordringer og tid til processen. Derfor er det vigtigt, at holde sin NAV forholdsvist opdateret og udnytte sin software vedligeholdelsesplan. Dette er blevet væsentlig nemmere med nyere version, hvorfor vi anbefaler at man får opgraderet til minimum NAV 2015 snarest. Vær især opmærksom på, om Microsoft stopper support på jeres version. Når det sker, er det ved at være kritisk at få opgraderet.
Database størrelse
Der er stor forskel på, hvor lang tid det tager at konvertere en 20GB database og en 200GB database. Tid er vigtigt, da systemet skal sættes i drift uden for normal åbningstid. Typisk så foreslår vi at det foregår over en weekend, eller hvornår der er mindst belastning på jeres system. Har man dog en meget stor database, kan det være svært at nå det på en weekend, da databasen stadig skal konverteres gennem versionerne, og der skal testes.
For at mindske størrelsen på databasen kan i på forhånd træffe beslutningen omkring, hvor meget gammel data og historik man ønsker at gemme. Her kan være meget tid og penge at spare, hvis man blot konverterer vigtig data som fx kunder, varer, leverandører etc. Ofte gør vores kunder det, at de vælger at beholde den gamle version som opslagsværk, indtil afdelingerne kan slippe den helt.
Ved at tage disse forholdsregler, kan i spare tid og omkostninger ved en eventuel opgradering. Derudover er det en god mulighed for virksomheden, at få ryddet op i gamle og ineffektive processer, samt udnytte ny funktionalitet, nyere versioner medfører.
Få mere information omkring NAV, Add-ons, opgradering og andet ved at kontakte en af vores rådgivere.
